17 жовтня 2002 року Центром правничої лінгвістики Вищої школи адвокатури НААУ проведено воркшоп за напрямком Legal English: workshop «Modern letter and email writing: style, tone, abbreviations. Top 10 common letter writing mistakes» з курсу «Legal DocumenTs, Correspondence and CommUnication», що об’єднує серію тематичних заходів.
Лектором онлайн – практикуму Legal English: workshop виступила Людмила Колодник – керівник Центру правничої лінгвістики ВША НААУ, юрист, філолог, викладач спеціалізованого курсу «Legal English».
Учасники workshop «Modern letter and email writing: style, tone, abbreviations. Top 10 common letter writing mistakes» оволоділи знаннями юридичної англійської мови, розібралися в стилістиці написання юридичних листів та emails,виокремили основні помилки в написанні юридичної кореспонденції.
На початку workshop Людмила Колодник сфокусувала увагу слухачів на чотирьох основних помилках, які роблять адвокати, при написанні юридичної кореспонденції, а саме:
- Помилка №1. Не надавати значення темі листа
- Помилка №2. Писати без структури
- Помилка №3. Лист як потік думок
- Помилка №4. Токсичність замість поваги
Говорячи про токсичність у юридичному листуванні, Людмила Колодник, поділилася з адвокатською спільнотою лайфаком: Як бути, якщо токсичного листа пишуть вам, а не ви? Лайфхак:подумки перетворити цей поганий лист в хороший і відповідати на нібито хороший. Так повідомлення простіше переосмислити, відповісти не токсично, без зайвих емоцій.
Далі лектор детально проговорила особливості структури юридичного листа (First paragraph, Middle paragraphs, Final paragraph) та надала практичні поради їх написання.
Під час workshop Людмила Колодник надала слушні поради як не припуститися 4х розповсюджених помилок, добираючи відповідний тон юридичному листу, саме:
1.Скорочення. В юридичному листі не слід вживати скорочень з використанням апострофа, наприклад Ican‘t, Ididn‘t, Iwon‘t. Такі скорочення вважаються неформальним тоном, який не доцільно використовувати в юридичному листуванні.
2. Сленг. В юридичному листі не слід вживати сленгові вирази з двох причин, по-перше, не професійно, а, по-друге, часто такі слова та вирази є не зрозумілими для одержувача кореспонденції. Наприклад, notafakebutacharlatan.
3. Прислів’я, метафори, сталі вирази та фразеологізми. Їх вживання в юридичному листуванні вважається не професійним та не доцільним в юридичній кореспонденції. Завжди намагайтеся просто та логічно донести свою думку читачеві. Наприклад, не доцільно писати в юридичному листі priceshavegonethroughtheroof, набагато краще передати думку наступним чином priceshaveincreasedrapidly.
4. Неформальний тон. В юридичному листуванні важливо дотримуватися професійного та ділового тону. Навіть одне речення, написане в листі неформальним тоном, може зіпсувати про вас враження як спеціаліста. Отже, не варто писати It’s all sorted to go, доцільніше – the matter has been satisfactorily resolved.
Звертаючи увагу на написання emails в юридичній роботі, лектор підкреслила, що emailчасто зберігає стиль паперових листів, проте повідомлення в електронній формі має свої особливості.
Людмила Колодник нагадала слухачам, що традиційно електронна адреса має певну структуру, знання якої дозволяє прочитати інформацію про адресата листа. Так, перша частина дає вказівку на прізвище та ініціали чи ім’я людини або містить назву відділу установи; а друга частина після знаку равлик (@) є назвою організації чи її абревіатурою, яка уточнюється типом організації та країною. Лектор на прикладах показала як правильно вимовляти електронну адресу англійською мовою:
- remember that @ is pronounced ‘at’ and . is pronounced ‘dot’. reservations@beachhotelbern.com is ‘reservations at beach hotel bern dot com’;
- sometimes there is a . in the person’s name. jeffery.amherst@brcouncil.org is ‘jeffery dot amherst at br council dot org’;
- _ in an email address is called ‘underscore’. teaching_ job@english_academy.id is ‘teaching underscore job at English underscore academy dot I D’.
Велике значення у emails відіграє структура. Електронне повідомлення складається з трьох основних частин:
- заголовок (header information),
- власне текст (message text)
- підпис відправника (signature block).
Людмила Колодник зауважила, що формулювати заголовок слід ретельно, адже часто саме від нього залежить, чи зацікавить лист одержувача та, чи буде він прочитаний.
Текст emails має бути коротким і чітким, тому не варто порушувати більше однієї теми в одному посланні. Повідомлення повинне містити інформацію про питання, з якого звертаються (перший абзац), пояснення причин звертання та надання всіх необхідних подробиць і подяку адресатові та сподівання на розв’язання проблеми (другий абзац). Підпис відправника (signatureblock)більш розлогий, ніж у традиційному листі
Дискусійним стало питання використання загальноприйнятих скорочень в emails. Лектор пояснила, якщо ділові стосунки характеризуються менш офіційним характером, то в електроному листуванні можливе застосування загальноприйнятих скорочень, яке не розповсюджуються на паперове листування. Наприклад: AFAIK – as faras I know, COB – close of business, FYI – for your informationтощо.
Під час workshop Людмила Колодник детально розібрала 10 основних проблем, з якими стикаються україномовні правники при написанні юридичної кореспонденції англійською мовою, та практично відпрацювала кожну помилку, запропонувавши слухачам виконати відповідні завдання.
На завершення workshop лектор виокремила THE DOS AND DON’TS OF THE LETTER WRITING, а саме:
DOS
- Use plain English
- Be consistent in style
- Be formal but not old fashion
- Keep your sentences short
- Check your grammar and punctuation
DON`T
- Use unnecessary words and phrases
- Mix different styles, for example, change from formal to informal
- Use long sentences or long paragraphs
- Use language appropriate to written contracts in letters
- Be too abrupt. It can be considered impolite to be very direct about some subjects, particularly when writing in English.