Під час вебінару у Вищій школі адвокатури на тему “Правила формування адвокатського досьє”, Лежух Тетяна, адвокат, розповіла про вимоги до адвокатського досьє та про правила оформлення та зберігання адвокатського досьє.
Питання адвокатського досьє є дуже важливим, насамперед тому, що адвокатське досьє виконує дві функції для адвоката:
- захист від необґрунтованих претензій клієнтів, які можуть бути незадоволені, хоча обсяг роботи адвокатом виконаний на високому рівні і в повному обсязі
- адвокатське досьє є інструментом, який дозволяє зробити роботу адвоката набагато успішнішою, ефективнішою і заощадити час на опрацювання певної справи.
Радою адвокатів України були затверджені рекомендації щодо ведення адвокатського досьє, і чітко зазначено, що ведення адвокатського досьє є не обов’язком адвоката, а його правом.
Стосовно ведення досьє, то рекомендовано на початку його ведення розробити анкету, де буде зафіксована та проблема, з якою до адвоката вперше звернувся клієнт. Також розробити чек-листи відповідно до спеціалізації адвоката, а також розробити шаблон таблиці, в якій зазначати хронологію ведення справи, щоб внесена інформація допомагала швидко зрозуміти на якому етапі проходить розгляд справи.
При оформленні папки адвокатського досьє бажано робити наклейку з позначенням, що в даній папці міститься інформація, яка становить адвокатську таємницю.
Рекомендовано кожну справу прономеровувати без зазначення прізвищ. Також рекомендовано розробити адвокатом спеціальний QR-код, який містить контактну інформацію. За допомогою QR-коду при втраті папки, легко знайти людину якій вона належить.
Що стосується електронного формату адвокатського досьє, то в електронній формі бажано зберігати копії матеріалів справи (клопотання, позовні заяви).
Якщо говорити про оригінали документів, то рекомендовано по можливості не отримувати у клієнта оригінал документів. Але якщо планується передача оригіналу документів, то потрібно розробити спеціальний шаблон, спеціальну форму акту прийняття-передачі оригіналів документів.
Також адвокатське досьє повинно містить висновки експертиз.
Рекомендовано розробити шаблон протоколу судового засідання, в якому будуть фіксуватися події в рамках цього засідання.
Типовими помилками в оформленні адвокатського досьє є:
- неукомплектованість матеріалів
- відсутність матеріалів, які містяться у справі
- зберігання оригіналів важливих документів разом з іншими матеріалами
- відсутність поміток щодо результатів розгляду клопотань про проведення судових засідань.