Під час марафону вебінарів у Вищій школі адвокатури на тему “Документальне оформлення трудових відносин”, Лисенко Ганна, адвокат, член Комітету з трудового права НААУ, партнер АО «Адвокатська сім’я Лисенко», експерт з трудового, податкового та господарського права, розповіла про оформлення трудових відносин.
Трудовий договір – це договір між працівником та роботодавцем, за умовами якого працівник, зобов’язується виконувати певну роботу, визначену договором, а роботодавець зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи.
Трудовий договір є:
- Усний. Укладений шляхом подання працівником заяви та видання роботодавцем наказу.
- Письмовий. Ст. 24 КЗпП – обов’язковість письмового трудового договору.
Порядок оформлення трудових відносин:
- Подання особою документів для прийняття на роботу
- Заява працівника про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (за наявності)
- Наказ про прийняття на роботу + ознайомлення працівником
- Повідомлення про прийняття на роботу до ДПС
- Ознайомлення з умовами праці (ст. 29 КЗпП) + заповнення особової картки П-2
Для укладення трудового договору працівник подає наступні документи:
- Паспорт
- Трудову книжку
- Документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію)
- Документ про стан здоров’я (за необхідності)
- Документи, які надають пільги (посвідчення інваліда (довідка МСЕК), учасника ЧАЄС, військовослужбовець)
- Заява про прийняття на роботі
Роботодавець в свою чергу:
- Перевіряє трудову книжку
- Встановлює, кваліфікацію особи
- Перевіряє можливість працювати за станом здоров’я
- Перевіряє, чи відноситься особа до певної категорії (додаткова відпустка ст. 76, 77-2 КЗпП, умови праці)
- Ознайомлює з умовами праці (ст. 29 КЗпП)
- Заповнює
- особову картку працівника П-2
Обов’язкові кадрові документи:
- Особова картка працівника:
- Копія паспорту
- Копія диплому
- Контактні дані
- Додатковий соціальний статус (інвалідність, військовослужбовець тощо)
- Накази:
- Про прийняття на роботу
- Про переведення на іншу посаду або
- зміну умов праці
- Про відпустки
- Про виконання певної роботи
- Про відрядження
- Про звільнення
- Журнал обліку наказів
- Посадова інструкція:
- Ознайомити працівника під розпис з умовами праці (ст. 29 КЗпП)
- В трудовому договорі.
- В посадовій інструкції + ознайомлення.
- Правила внутрішнього розпорядку
- Табель обліку робочого часу та відпочинку:
- Табель форми П5
- Графік відпусток
- Повідомлення про початок відпустки
- Трудові книжки
- Запис про прийняття на роботу
- Запис про звільнення
- Книга обліку руху трудових книжок
Відповідно до Порядку No 413 від 17.06.2015 р. потрібно повідомляти податкову до початку роботи працівника за укладеним договором.
Повідомлення необхідно подавати не пізніше дати, з якої працівник повинен стати до роботи. Якщо перший робочий день у працівника 02 вересня 2020 року, то повідомити податкову треба не пізніше 1 вересня 2020 року.
Яка відповідальність за несвоєчасне подання?
• Допуск працівника до роботи без повідомлення ДФС — порушення бз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП. Штраф 1 мзп за кожне порушення (5000 грн).
• Якщо дата повідомлення збігається з початком роботи працівника це є порушенням строків.
До початку роботи роботодавець зобов’язаний:
- роз’яснити працівникові його права і обов’язки;
- проінформувати під розписку про умови праці;
- наявність небезпечних і шкідливих виробничих факторів, пільги і компенсації за роботу в таких умовах;
- ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та з положеннями колективного договору;
- визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;
- проінструктувати працівника з питань техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони.
При дистанційній роботі роботодавець повинен надати працівникові рекомендації щодо роботи з обладнанням та засобами.
Ознайомлення може відбуватися у формі дистанційного інструктажу або шляхом проведення навчання безпечним методам роботи на конкретному технічному засобі.
Ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями) повідомленнями, іншими документами допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронного зв’язку.
У такому разі підтвердженням ознайомлення вважається факт обміну відповідними електронними документами між власником або уповноваженим ним органом та працівником.
Помилки при оформлення працівника:
- Неотримання та не перевірка поданих працівником документів
- Неукладення письмового трудового договору, коли це обов’язково
- Неповідомлення ДПС про прийняття на роботу
- Невстановлення, чи особа відноситься до певної категорії працівників
- Неознайомлення працівника з умовами праці та робочим місцем