Документальне оформлення трудових відносин: адвокат Ганна Лисенко

Під час марафону вебінарів у Вищій школі адвокатури на тему “Документальне оформлення трудових відносин”, Лисенко Ганна, адвокат, член Комітету з трудового права НААУ, партнер АО «Адвокатська сім’я Лисенко», експерт з трудового, податкового та господарського права, розповіла про оформлення трудових відносин.

Трудовий договір – це договір між працівником та роботодавцем, за умовами якого працівник, зобов’язується виконувати певну роботу, визначену договором, а роботодавець зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи.

Трудовий договір є:

  • Усний. Укладений шляхом подання працівником заяви та видання роботодавцем наказу.
  • Письмовий. Ст. 24 КЗпП – обов’язковість письмового трудового договору.

Порядок оформлення трудових відносин:

  1. Подання особою документів для прийняття на роботу
  2. Заява працівника про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (за наявності)
  3. Наказ про прийняття на роботу + ознайомлення працівником
  4. Повідомлення про прийняття на роботу до ДПС
  5. Ознайомлення з умовами праці (ст. 29 КЗпП) + заповнення особової картки П-2

Для укладення трудового договору працівник подає наступні документи:

  • Паспорт
  • Трудову книжку
  • Документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію)
  • Документ про стан здоров’я (за необхідності)
  • Документи, які надають пільги (посвідчення інваліда (довідка МСЕК), учасника ЧАЄС, військовослужбовець)
  • Заява про прийняття на роботі

Роботодавець в свою чергу:

  • Перевіряє трудову книжку
  • Встановлює, кваліфікацію особи
  • Перевіряє можливість працювати за станом здоров’я
  • Перевіряє, чи відноситься особа до певної категорії (додаткова відпустка ст. 76, 77-2 КЗпП, умови праці)
  • Ознайомлює з умовами праці (ст. 29 КЗпП)
  • Заповнює
  • особову картку працівника П-2

Обов’язкові кадрові документи:

  • Особова картка працівника:
  • Копія паспорту
  • Копія диплому
  • Контактні дані
  • Додатковий соціальний статус (інвалідність, військовослужбовець тощо)
  • Накази:
  • Про прийняття на роботу
  • Про переведення на іншу посаду або
  • зміну умов праці
  • Про відпустки
  • Про виконання певної роботи
  • Про відрядження
  • Про звільнення
  • Журнал обліку наказів
  • Посадова інструкція:
  • Ознайомити працівника під розпис з умовами праці (ст. 29 КЗпП)
  • В трудовому договорі.
  • В посадовій інструкції + ознайомлення.
  • Правила внутрішнього розпорядку
  • Табель обліку робочого часу та відпочинку:
  • Табель форми П5
  • Графік відпусток
  • Повідомлення про початок відпустки
  • Трудові книжки
  • Запис про прийняття на роботу
  • Запис про звільнення
  • Книга обліку руху трудових книжок

Відповідно до Порядку No 413 від 17.06.2015 р. потрібно повідомляти податкову до початку роботи працівника за укладеним договором.

Повідомлення необхідно подавати не пізніше дати, з якої працівник повинен стати до роботи. Якщо перший робочий день у працівника 02 вересня 2020 року, то повідомити податкову треба не пізніше 1 вересня 2020 року.

Яка відповідальність за несвоєчасне подання?

• Допуск працівника до роботи без повідомлення ДФС — порушення бз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП. Штраф 1 мзп за кожне порушення (5000 грн).

• Якщо дата повідомлення збігається з початком роботи працівника це є порушенням строків.

До початку роботи роботодавець зобов’язаний:

  • роз’яснити працівникові його права і обов’язки;
  • проінформувати під розписку про умови праці;
  • наявність небезпечних і шкідливих виробничих факторів, пільги і компенсації за роботу в таких умовах;
  • ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та з положеннями колективного договору;
  • визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;
  • проінструктувати працівника з питань техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони.

При дистанційній роботі роботодавець повинен надати працівникові рекомендації щодо роботи з обладнанням та засобами.

Ознайомлення може відбуватися у формі дистанційного інструктажу або шляхом проведення навчання безпечним методам роботи на конкретному технічному засобі.

Ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями) повідомленнями, іншими документами допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронного зв’язку.

У такому разі підтвердженням ознайомлення вважається факт обміну відповідними електронними документами між власником або уповноваженим ним органом та працівником.

Помилки при оформлення працівника:

  • Неотримання та не перевірка поданих працівником документів
  • Неукладення письмового трудового договору, коли це обов’язково
  • Неповідомлення ДПС про прийняття на роботу
  • Невстановлення, чи особа відноситься до певної категорії працівників
  • Неознайомлення працівника з умовами праці та робочим місцем