“На Стилі” або як в Центрі правничої лінгвістики ВША НААУ навчали правників писати листи юридичною англійською мовою

Центром правничої лінгвістики ВША НААУ було проведено вебінар за напрямком підготовки Legal English: «Tips For Building A Successful Legal Career: Style, tone, abbreviationsofmodernlettersandemails. Commonletterwritingmistakes». Лектором онлайн-практикуму виступила Людмила Колодник – керівниця Центру правничої лінгвістики ВША НААУ, юрист, філолог, викладач спеціалізованого курсу «Legal English».

Учасники вебінару «Tips For Building A Successful Legal Career: Style, tone, abbreviations of modern letters and emails. Commonletterwritingmistakes» оволоділи знаннями юридичної англійської мови, розібралися в стилістиці написання юридичних листів та emails,виокремили основні помилки в написанні юридичної кореспонденції.

На початку заходу Людмила Колодник сфокусувала увагу слухачів на чотирьох основних помилках, які роблять адвокати, при написанні юридичної кореспонденції, а саме:

  • Помилка №1. Не надавати значення темі листа. Як правильно? – Тема листа повинна відображати основну мету, ідею листування. Ідеальний розмір — 5 слів, максимум — 7. Якщо більше, то тема обрізається, і повністю її ваш адресат зможе побачити, лише коли перейде на сам лист. А він же може цього й не зробити.
  • Помилка №2. Писати без структури. Як правильно? Визначте мету листа і виділіть її (а не перекладайте це завдання на адресата); пишіть послідовно; кожну структурну частину листа оформляйте у вигляді окремих абзаців (і не забувайте про правило «1 деталь = 1 абзац»); обов’язково ставте питання або в інший спосіб закликайте до продовження комунікації; посилання вшивайте в слова, щоб вони не займали кілька рядків.
  • Помилка №3. Лист як потік думок. Як правильно? 1 лист = 1 мета; 1 речення = 1 думка; речення короткі та прості; інформація тільки по темі; всі деталі пов’язані між собою.
  • Помилка №4. Токсичність замість поваги. Як правильно? Викладати факти і аргументи; не використовувати художні оберти; не додавати емоційного забарвлення за допомогою смайлів (але такий варіант допускається, якщо ви пишете колезі і це в рамках корпоративної культури); не переходити на особистості.

Говорячи про токсичність у юридичному листуванні, Людмила Колодник поділилася з адвокатською спільнотою лайфаком: Як бути,якщо токсичного листа пишуть вам, а не ви? Лайфхак:подумки перетворити цей поганий лист в хороший і відповідати на нібито хороший. Так повідомлення простіше переосмислити, відповісти не токсично, без зайвих емоцій.

Далі лектор детально проговорила особливості структури юридичного листа (First paragraph, Middle paragraphs, Final paragraph) та надала практичні поради їх написання.

Під час workshop Людмила Колодник надала слушні поради, як не припуститися 4-х розповсюджених помилок, добираючи відповідний тон юридичному листу, саме:

1.Скорочення. У юридичному листі не слід вживати скорочень з використанням апострофа, наприклад Icant, Ididnt, Iwont. Такі скорочення вважаються неформальним тоном, який не доцільно використовувати в юридичному листуванні.

2. Сленг. У юридичному листі не слід вживати сленгові вирази з двох причин, по-перше, не професійно, а, по-друге, часто такі слова та вирази є не зрозумілими для одержувача кореспонденції. Наприклад, notafakebutacharlatan.

3. Прислів’я, метафори, сталі вирази та фразеологізми. Їх вживання в юридичному листуванні вважається не професійним та не доцільним в юридичній кореспонденції. Завжди намагайтеся просто та логічно донести свою думку читачеві. Наприклад, не доцільно писати в юридичному листі priceshavegonethroughtheroof, набагато краще передати думку наступним чином priceshaveincreasedrapidly.

4. Неформальний тон. У юридичному листуванні важливо дотримуватися професійного та ділового тону. Навіть одне речення, написане в листі неформальним тоном, може зіпсувати про вас враження як спеціаліста. Отже, не варто писати It’s all sorted to go, доцільніше – the matter has been satisfactorily resolved.

Звертаючи увагу на написання emails в юридичній роботі, лектор підкреслила, що emailчасто зберігає стиль паперових листів, проте повідомлення в електронній формі має свої особливості. Велике значення у emails відіграє структура. Електронне повідомлення складається з трьох основних частин:

  • заголовок (header information),
  • власне текст (message text),
  • підпис відправника (signature block).

Людмила Колодник зауважила, що формулювати заголовок слід ретельно, адже часто саме від нього залежить, чи зацікавить лист одержувача та чи буде він прочитаний.

Текст emails має бути коротким і чітким, тому не варто порушувати більше однієї теми в одному посланні. Повідомлення повинне містити інформацію про питання, з якого звертаються (перший абзац), пояснення причин звертання та надання всіх необхідних подробиць і подяку адресатові та сподівання на розв’язання проблеми (другий абзац). Підпис відправника (signatureblock)більш розлогий, ніж у традиційному листі.

Дискусійним стало питання використання загальноприйнятих скорочень в emails. Лектор пояснила, якщо ділові стосунки характеризуються менш офіційним характером, то в електронному листуванні можливе застосування загальноприйнятих скорочень, які не розповсюджуються на паперове листування. Наприклад: AFAIK – as faras I know, COB – close of business, FYI – for your informationтощо.

Під час вебінару Людмила Колодник детально розібрала 10 основних проблем, з якими стикаються україномовні правники при написанні юридичної кореспонденції англійською мовою та практично відпрацювала кожну помилку, запропонувавши слухачам виконати відповідні завдання.

На завершення вебінару лектор виокремила THE DOS AND DON’TS OF THE LETTER WRITING, а саме:

DOS

  • Use plain English
  • Be consistent in style
  • Be formal but not old fashion
  • Keep your sentences short
  • Check your grammar and punctuation

DON`TS

  • Use unnecessary words and phrases
  • Mix different styles, for example, change from formal to informal
  • Use long sentences or long paragraphs
  • Use language appropriate to written contracts in letters
  • Be too abrupt. It can be considered impolite to be very direct about some subjects, particularly when writing in English.

Крім цього, Людмила Колодник навела цікавий приклад невдалого формулювання запитання англійською мовою, а саме: «If you write CANYOULETMEKNOWTHISWEEK?’ you are basically shouting at your reader. They will think you are very rude. So just don’t do it».

Керівниця Центру правничої лінгвістики ВША НААУ фіналізувала захід практичними прикладами та порадами як вдосконалювати навички написання юридичних листів на щоденній основі.