У Вищій школі адвокатури НААУ відбувся вебінар на тему: “Документальне оформлення трудових відносин”
Лектором виступила Вікторія Поліщук – адвокат, медіатор, Голова Комітету з трудового права НААУ, член Комітету з питань альтернативного врегулювання спорів та Комітету з питань гендерної політики, що діють в складі НААУ.
Лектор розповіла про оформлення відсутності працівників на роботі, документування процесу мобілізації працівників, простій, документальне оформлення призупинення дії трудового договору, трудову повинність, відпустки та зміну істотних умов праці.
Доки роботодавець не з’ясує де знаходиться працівник, заробітна плата може не виплачуватись.
Як оформлювати відсутність такого працівника?
- «НЗ» («неявка з нез’ясованих причин»)
- «ІВ» («інші види неявок, що передбачені колективними договорами, угодами»)
- «І» («інші причини неявки»).
Міністерство економіки України наголошує, що після з’ясування обставин та виявлення, що причини були поважні, табель обліку використання робочого часу можна скорегувати.
Чи можна звільнити працівника, який не виходить на зв’язок за прогул?
Якщо працівник залишив робоче місце і не виконує свої трудові обов’язки у зв’язку із воєнними діями, то такий факт не може розглядатися як прогул без поважної причини.
У рекомендаціях від Держпраці зазначено що:
- за відсутності заяви працівника про звільнення, не вирішувати питання щодо звільнення працівника до закінчення бойових дій.
- У табелі обліку робочого часу можна проставляти позначку «інші причини відсутності» або трудовий договір із таким працівником може бути призупинений.
- Підстави для збереження заробітку за таким працівником відсутні.
- У разі необхідності виконання обов’язків відсутнього працівника, можна працевлаштувати на його місце іншого працівника на умовах строкового трудового договору.
Позиція Мінекономіки щодо прогулу працівника
Такого працівника доцільно обліковувати як відсутнього з нез’ясованих або з інших причин. До з’ясування причин відсутності працівника на роботі і, коли працівник вийде на роботу, рекомендується отримати від нього письмові пояснення.
Як їх можна отримати?
Їх можна отримати в електронному форматі, у сьогоднішніх обставинах це дозволяється.
Якщо працівник залишив робоче місце та виїхав з місця проживання у зв’язку із бойовими діями – відсутні підстави для звільнення працівника з роботи за прогул, але і зберігати за таким працівником середній заробіток немає підстав.
Що можна запропонувати працівнику, коли він вийде на зв’язок?
Відсутність працівника через бойові дії – призупинення дії трудового договору
Строкові трудові договори
- Якщо працівники тривалий час не виходять на зв’язок, по строковому трудовому договору ми можемо взяти працівника на його місце.
- Якщо працівники виходять на зв’язок, але вони повідомили роботодавцю, що до кінця воєнного стану вони не планують повертатися в регіон, звідки виїхали. Роботодавець має повноцінне право укласти строковий трудовий договір з іншим працівником.
- Працівники, які перебувають у відпустці за власний рахунок або для яких оголошено простій, на ці місця також можна по строковим трудовим договорам приймати людей.
- Тимчасова втрата працездатності
Документальне оформлення мобілізації працівників
Для збереження гарантій за місцем роботи мобілізований працівник повинен надати певні документи, а саме:
- військовий квиток з відміткою про призов;
- для військовозобов’язаних – довідка про призов з військкомату, або з військової частини;
- для резервістів – витяг з наказу, або довідка про внесення до списків військової частини;
- для добровольців Тероборони – копія контракту або посвідчення.
Коли роботодавець отримуємо ці документи, видає наказ про увільнення працівника.
Відсутність працівника з дати початку служби позначається буквеним кодом «ІН» або цифровим «22» (інший невідпрацьований час, передбачений законодавством).
Окрім укладання строкового трудового договору, можна тимчасово покласти виконання обов’язків на іншого працівника (оформлюємо наказ).
Щодо працівників-добровольців, які в ТрО, але не підписували контракт:
- Не видаємо наказ про увільнення
- Табелюємо як «НЗ»
Простій – це призупинення роботи, викликане відсутністю організаційних або технічних умов, необхідних для виконання роботи, невідворотною силою або іншими обставинами.
Підставою для запровадження простою є наказ.
У наказі вказуємо:
- перелік структурних підрозділів, на які поширюється простій (якщо простій не поширюється на все підприємство);
- дату початку простою;
- дату закінчення простою (за можливості) або подію, із якою пов’язане закінчення простою.
Питання необхідності присутності або відсутності на роботі працівників у разі простою може бути вирішено у Правилах внутрішнього трудового розпорядку підприємства.
Призупинення дії трудового договору
Ініціатором призупинення трудового договору може виступити як працівник так і роботодавець.
- На даний момент можна повідомляти за допомогою письмової заяви або повідомлення працівнику або можна надсилати лист на електронну корпоративну адресу про факт призупинення дії трудового договору.
- Після цього оформлюємо наказ про призупинення трудового договору. Період тривалості призупинення може бути як фіксований, так і без зазначення конкретної дати, але із наведенням події, коли він закінчиться
- У наказі про призупинення дії трудового договору потрібно вказати підставу (заява працівника) або причини неможливості надання роботи.Також у наказі вказати умови оплати праці без збереження заробітної плати, умови відшкодування заробітної плати, гарантійних та компенсаційних виплат на час призупинення дії трудового договору.
- Працівника слід ознайомити з наказом, особливо, якщо ініціатором призупинення є роботодавець. Для того, щоб підтвердити факт ознайомлення, у наказі, як правило, залишають окремий рядок, де працівник проставляє свій підпис та дату, коли він цей наказ прочитав або шляхом надсилання на електронну адресу підтвердження, що працівник погоджується на призупинення і ознайомлений з наказом.
Чи може ВПО-працівник працевлаштуватися на іншому підприємстві?
Працівник, у якого призупинено дію трудового договору, може працевлаштуватись на іншому підприємстві за строковим або безстроковим трудовим договором за сумісництвом (ст. 102-1 КЗпП та ст. 2 Закону України «Про організацію трудових відносин у період воєнного стану») або на цьому ж підприємстві за суміщенням посад (ст. 105 КЗпП).
На період воєнного стану, окрім щорічних основних відпусток, можуть бути ще неоплачувана відпустка.
Щоб отримати таку відпустку, працівник має надати заяву. Роботодавець повинен видати наказ про надання відпустки та ознайомити з ним заявника.
У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.
Зміна істотних умов праці
Роботодавець має право перевести працівника на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, без його згоди (крім переведення на роботу в іншу місцевість, на території якої тривають активні бойові дії), якщо така робота не протипоказана працівникові за станом здоров’я, лише для відвернення або ліквідації наслідків бойових дій, а також інших обставин, що ставлять або можуть становити загрозу життю чи нормальним життєвим умовам людей, з оплатою праці за виконану роботу не нижче середньої заробітної плати за попередньою роботою.
Тут не застосовується вимога 2 місяці для попередження.
Роботодавець зобов’язаний попереджати працівників про зміну істотних умов праці відразу після прийняття роботодавцем відповідного рішення про таку зміну, але не пізніше допуску до роботи зі зміненими умовами праці.